Reserva de salas y control de aforo sin colas ni listas en papel.
Puestos de estudio, aulas, salas de reuniones y espacios cedidos a asociaciones: el usuario reserva desde el móvil, el aforo se lleva solo y el acceso puede abrirse aunque no haya personal en el mostrador.
- Reserva de puestos numerados o de plazas por aforo, según cada espacio
- Control de aforo en tiempo real con entrada y salida registradas
- Cesión de salas a asociaciones con solicitud y aprobación desde el panel
- Acceso automatizado para abrir en horarios sin personal
En época de exámenes la sala se llena a las nueve y se vacía en falso a las once.
Media sala reservada con una mochila, gente esperando fuera y nadie con datos para decidir si hace falta abrir más horas.
Cómo se gestiona hoy
- Lista en papel en el mostrador y turnos que dependen de quién llegó antes.
- Puestos «reservados» con una chaqueta durante horas sin nadie sentado.
- El aforo se cuenta a ojo, y en un pico nadie sabe cuánta gente hay dentro.
- Las asociaciones piden la sala por teléfono o por email y se solapan las cesiones.
- Fuera del horario del personal, el espacio está cerrado aunque haya demanda.
- Ningún dato de uso con el que justificar ampliar horario o personal.
Con Pórtico
- Cada usuario reserva su puesto o su plaza desde el móvil, con reglas iguales para todos.
- Quien no aparece en el margen fijado libera la plaza automáticamente.
- Aforo en tiempo real en el panel, con histórico por día y franja.
- Las solicitudes de cesión llegan al panel y se aprueban o rechazan con su registro.
- Acceso automatizado para abrir en horarios ampliados sin doblar turnos.
- Informes de ocupación reales con los que defender el presupuesto del año siguiente.
Reservar un puesto tarda menos que hacer cola para preguntar si queda alguno.
- 01
Consulta y reserva
El usuario ve la disponibilidad real del espacio y reserva su puesto o su plaza para una franja.
- 02
Recibe su acceso
Se le genera su QR y un recordatorio. Si el espacio es de pago, abona en el mismo paso.
- 03
Entra y marca
Pasa su acceso al entrar y al salir. El aforo se actualiza y la plaza queda liberada al irse.
- 04
El centro lo ve todo
Ocupación en tiempo real, histórico por franja y registro de accesos en un único panel.
Cada espacio con sus normas, todos en el mismo sistema.
Puestos numerados o aforo simple
La sala de estudio puede repartir puestos concretos; una sala polivalente, solo un número de plazas. Cada espacio se configura como pide su uso real, sin forzar un modelo único.
Solicitud y aprobación
Los espacios que se ceden — aulas, locales de ensayo, salas de reuniones — se marcan como pendientes de autorización, con solicitud, aprobación o rechazo y todo el histórico guardado.
Reglas por tipo de usuario
Cuántas reservas activas, con cuánta antelación y en qué franjas. Distinto para vecinos, estudiantes, asociaciones con convenio o personal del centro.
Acceso en horario ampliado
Puerta conectada o torno abiertos solo a quien tiene reserva vigente, con registro de cada entrada. Permite abrir por la noche o en fines de semana sin personal en el mostrador.
Avisos y recordatorios
El usuario recibe la confirmación y el recordatorio de su reserva, y el centro puede avisar de un cierre o de un cambio de horario sin llamar a nadie.
Datos para decidir
Ocupación por espacio, día y franja. Deja de discutirse por sensaciones si hace falta ampliar el horario de la sala de estudio: se mira el informe.
El mismo sistema gestiona el coworking, el aula y la sala de ensayo.
Los centros cívicos y las casas de cultura tienen el mismo problema que un polideportivo, solo que con sillas en vez de pistas: espacios que se solapan, cesiones que se gestionan por teléfono y horarios que dependen de quién esté en el mostrador.
En el polideportivo de Arquillos, la misma plataforma gestiona las pistas municipales y un espacio de coworking. No son dos sistemas: es una instalación más, con sus horarios, sus normas de acceso y sus tarifas si las tiene.
Eso significa que un municipio puede empezar por la sala de estudio y acabar teniendo biblioteca, centro cívico, pabellón y pistas en el mismo panel, con el mismo registro de vecinos y una sola cuenta por persona.
Espacios que se gestionan igual
- Salas de estudio y puestos individuales.
- Aulas de formación y talleres.
- Salas de reuniones y locales de ensayo.
- Espacios de coworking municipales.
- Salones de actos y espacios cedidos a asociaciones.
- Ludotecas y espacios infantiles con aforo.
Preguntas frecuentes
Sí. Un espacio puede tener plazas numeradas, de forma que el usuario reserva su puesto y no solo «una plaza». También se puede configurar al revés, como aforo simple sin asignación, si lo que quieres es controlar el número y no el sitio.
Con el flujo de presencia: el usuario marca al entrar y al salir, y el sistema lleva el aforo en tiempo real. Se puede fijar un límite máximo, cerrar la reserva al llenarse y liberar automáticamente las plazas de quien no aparece pasado un margen.
Es uno de los usos más frecuentes. La sala se marca como «requiere aprobación»: la asociación solicita la fecha, la petición queda pendiente y el responsable la aprueba o la rechaza desde el panel, con todo el histórico registrado.
Sí, con acceso automatizado: puerta conectada o torno abiertos solo a quien tiene reserva vigente, con registro de cada entrada. Es lo que permite mantener abierta una sala de estudio por la noche o en periodo de exámenes sin doblar turnos.
No. La reserva puede ser gratuita y el sistema funciona igual: gestiona la disponibilidad, el aforo y el acceso. Si en algún espacio sí hay tasa — un aula, un local de ensayo, un puesto de coworking — se activa el cobro solo para ese espacio.
Sí. Se configuran reglas por tipo de usuario: cuántas reservas activas puede tener, con cuánta antelación, en qué franjas y durante cuánto tiempo. Así una persona no puede bloquear la sala entera para toda la semana.
Sí, y es lo recomendable. La biblioteca, el centro cívico, el pabellón y las pistas se gestionan desde el mismo panel, con el mismo registro de usuarios y las mismas credenciales, cada espacio con sus normas.
Pórtico en otros tipos de instalación
¿Y si la sala de estudio pudiera abrir hasta medianoche?
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